Podatnicy zamierzający skorzystać z ulgi IP Box obowiązani się do prowadzenia ewidencji tej działalności.  Ewidencja ta powinna spełniać określone prawem wymogi.  Jednakże przepisy dotyczące tejże ewidencji pozwalają na pewną dowolność co do sposobu i czasu jej sporządzenia.  Taka konkluzja zdaje się wynikać z niedawnych orzeczeń sądów administracyjnych.

Zgodnie z przepisami podatnicy chcący skorzystać z ulgi IP Box powinni:

(1) wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;

(2) prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;

(3) wyodrębnić koszty, przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;

(4) dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa powyżej;

(5) dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa powyżej.

Natomiast podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązani są wykazać powyższe informacje w odrębnej ewidencji.  Jeśli na podstawie ksiąg rachunkowych lub odrębnej ewidencji, nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, podatnik jest obowiązany do zapłaty podatku według zasad ogólnych.

Jak wskazuje się w dotychczasowym orzecznictwie żaden z przepisów nie określa formy owej „odrębnej ewidencji”, ani nie narzuca podatnikom ram czasowych, w jakich ewidencję tę powinni sporządzić.  Ponadto, sądy administracyjne krytycznie odnoszą się do Objaśnień Ministerstwa Finansów wskazując, że nie mają one waloru normatywnego i nie mogą nakładać na podatników obowiązków nie wynikających z aktów normatywnych (wyrok WSA w Gdańsku z września 2020 r.).

Jak wskazano powyżej, przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele stosowania preferencji IP Box.  Jednakże niezbędne jest, aby ewidencja ta była prowadzona w taki sposób aby można było wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym łączną sumę:

– przychodów,

– kosztów podatkowych,

– dochodów,

– strat,

– dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5 %, oraz

– dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

Wydaje się, że spełnienie tego wymogu nie powinno nastręczać podatnikom jakichkolwiek kłopotów.

W przypadku podatników, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych wymóg zapewnienia wyodrębnionej ewidencji może być spełniony, na przykład, poprzez sporządzanie comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące danego projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca.  Takie zestawienie może formę arkusza kalkulacyjnego.  W takim przypadku zestawienie zbiorcze obejmowałoby wydatki dotyczące realizacji działalności badawczo-rozwojowej zmierzającej do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego.  Zestawienie to mogłoby być sporządzane poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań (wyrok WSA w Bydgoszczy z września 2020 r.).

Najbardziej liberalne podejście do tego zagadnienia zaprezentował WSA we Wrocławiu.  Zdaniem tego sądu z ewidencji powinno wynikać przypisanie kosztów prowadzonej działalności na poszczególne źródła przychodów.  Odrębna od podatkowej księgi przychodów i rozchodów ewidencja ma na celu obliczenie podstawy opodatkowania.  Ewidencja powinna być sporządzona w sposób mający osiągnąć wskazany cel.  Jeżeli „odrębna ewidencja” ten cel spełnia, należy ją uznać za prowadzoną w sposób należyty.  W ocenie tego sądu, nienależyte prowadzenie odrębnej ewidencji, to takie jej prowadzenie, które uniemożliwia określenie prawidłowej podstawy opodatkowania stawką 5 %, która nie zawiera informacji, o których mowa w art. 30cb ust. 1 ustawy.

Jeżeli ewidencja ta spełnia wskazany cel na dzień dokonania rozliczenia, to nie można jej uznać za prowadzoną w sposób nieprawidłowy (wyrok WSA we Wrocławiu z sierpnia 2020 r.).

Bernard Łukomski
radca prawny
+48 608 093 541
Warszawa, dnia 2 lutego 2021 r.